Dapat kang magpanatili ng detalyadong mileage at mga tala ng gasolina para sa bawat sasakyan na iyong irehistro sa ilalim ng IFTA. Ang mga rekord na ito ay dapat panatilihin sa loob ng apat na taon alinman mula sa takdang petsa ng quarterly na ulat o mula sa petsa na naghain ka ng quarterly na ulat, alinman ang mas huli. Kapag hiniling, dapat mong gawing available ang mga talaang ito sa Virginia Department of Motor Vehicles o anumang iba pang hurisdiksyon na miyembro ng IFTA.
Maaaring ipataw ang mga pagtatasa at parusa kung wala kang mga rekord na ito. Bukod pa rito, ang patuloy na hindi pagsunod sa nabanggit ay maaaring magresulta sa pagsususpinde o pagbawi ng iyong lisensya sa IFTA.
Mga Katanggap-tanggap na Mileage at Fuel Records
Dapat mong panatilihin ang detalyadong mileage at mga talaan ng gasolina. Ang isang standardized na ulat sa paglalakbay ay iminungkahi at hinihikayat.
Ang mga katanggap-tanggap na dokumentong pinagmumulan ay dapat kasama ang lahat ng sumusunod na impormasyon:
- Pangalan ng carrier
- Numero ng unit ng sasakyan
- Petsa ng biyahe (pagsisimula at pagtatapos ng biyahe)
- Pinagmulan at destinasyon ng biyahe (lungsod at estado)
- Simula at pagtatapos ng odometer/hubodometer na pagbabasa ng biyahe
- Mga ruta ng paglalakbay
- Mileage ayon sa hurisdiksyon
- Kabuuang milya ng biyahe
- Mga retail na pagbili ng gasolina at pag-withdraw ng gasolina mula sa maramihang imbakan na ginawa habang nasa biyahe
- Buwanan at quarterly mileage at mga buod ng gasolina
Dapat ding isama ang sumusunod na impormasyon:
- Pangalan ng driver sa pamamagitan ng sasakyan
- Mga intermediate stop (lungsod at estado)
Ang isang Electronic Logging Device (ELD) ay idinisenyo upang sumunod sa pamantayan ng Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA) upang tumpak na maitala ang oras ng pagmamaneho ng isang driver para sa mga oras ng pagsunod sa serbisyo.
Ang International Registration Plan (IRP) at ang International Fuel Tax Agreement (IFTA) ay nagbibigay-daan sa bawat isa sa paggamit ng mga elektronikong device upang idokumento ang distansya ng sasakyan ayon sa hurisdiksyon, basta't pinapanatili ang kinakailangang pansuportang data para sa mga layunin ng pag-audit. Ipinapakita ng chart na ito ang ilan sa mga pangunahing pagkakaiba at pagkakatulad sa pagitan ng isang ELD at isang compliant na IFTA/IRP electronic records device.
Mga Katanggap-tanggap na Rekord ng Pagbili ng Gasolina sa Pagtitingi
Dapat mong panatilihin ang kumpletong mga talaan ng lahat ng gasolina na binili o natanggap, kabilang ang retail at bulk storage na ginagamit sa iyong negosyo.
Ang mga katanggap-tanggap na dokumento para i-verify ang mga retail na pagbili ng gasolina para sa over the road na paggamit ay ang mga sumusunod:
- Resibo
- Invoice
- Resibo ng Credit Card
- Naka-automate na invoice na binuo ng vendor
- Listahan mula sa vendor na nagdedetalye ng mga pagbili ng gasolina at binabayarang buwis
Ang mga dokumentong ito ay dapat maglaman ng sumusunod na impormasyon:
- Petsa ng pagbili
- Presyo bawat galon/litro at/o kabuuang halaga ng benta
- Pangalan at tirahan ng nagbebenta
- Numero ng unit ng sasakyan
- Bilang ng gallon o litro na binili
- Pangalan ng bumibili
- Uri ng gasolina
Tandaan: Kung ang sasakyan ay inupahan, ang resibo ng gasolina ay maaaring nasa pangalan ng nagpapaupa o ng lessee, hangga't ang isang legal na koneksyon ay maaaring gawin sa carrier na nag-file ng IFTA quarterly na ulat.
Mga Katanggap-tanggap na Bulk Fuel Storage Records
Kung nagpapanatili ka ng maramihang imbakan ng gasolina, dapat mong panatilihin ang mga talaan ng mga pagbili, pag-withdraw at imbentaryo sa kamay.
Ang mga invoice ng vendor na naglalaman ng sumusunod na impormasyon ay tinatanggap bilang patunay ng maramihang pagbili ng gasolina:
- Petsa ng pagbili
- Uri ng gasolina
- Pangalan at tirahan ng nagbebenta
- Presyo bawat galon/litro at/o kabuuang halaga ng benta
- Bilang ng mga galon o litro na binili
- Pangalan ng bumibili
Ang pag-alis ng gasolina mula sa imbentaryo ay dapat maglaman ng sumusunod na impormasyon:
- Petsa ng pag-withdraw
- Numero ng unit ng sasakyan
- Bilang ng mga gallon o litro na na-withdraw
- Mga talaan ng buwanang imbentaryo (simula at pangwakas na imbentaryo na sinusuportahan ng mga pagbabasa ng stick/gauge)
- Uri ng gasolina
Tandaan: Ang isang talaan ng gasolina na inalis mula sa maramihang imbakan ay dapat na makilala ang gasolina na inilagay sa mga kwalipikadong sasakyan mula sa iba pang indibidwal na paggamit.